Ourtsourcing…mit einem strukturierten Ansatz Risiken minimieren!

Durch Outsourcing flexibler und kostengünstiger werden

Outsourcing ist eine Entwicklung, die es seit Beginn der arbeitsteiligen Wirtschaft – also seit mehreren tausend Jahren – gibt. Unternehmen beauftragen andere Unternehmen, weil jene Produkte oder Dienstleistungen besser und/oder kostengünstiger produzieren können. Diese Art von Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehung bestimmt unser tägliches Wirtschaftsleben.

Trotzdem gehört die zukunftsgerichtete Make-or-Buy Entscheidung heute mehr denn je zu den wichtigsten Fragestellungen von Management und Entscheidern. Die richtige Balance innerhalb der eigenen Wertschöpfungskette von „selbst machen“ oder „machen lassen“ ist ein entscheidender strategischer Erfolgsfaktor, um wirtschaftliche Ziele zu erreichen und sich im Wettbewerbsumfeld zu behaupten.

Die Motive für Outsourcing sind dabei vielfältig:

– Erreichen von wettbewerbsfähigen Kostenstrukturen
– Steigerung der prozessualen und strukturellen Flexibilität
– Reduzierung von Steuerungsaufwand und -komplexität
– Gewinnung von Kalkulations- und Budgetsicherheit

Mal sind es schwankende Auftragsvolumina, mal historische gewachsene jedoch überkommene (Lohn-)Kostengefüge, die zu einer Neubewertung des richtigen Mix aus Make-or-Buy führen.

Die praktische Frage für Unternehmenslenker und Kostenstellenverantwortliche dabei lautet stets:
Welche internen Bereiche eignen sich wirklich für ein Outsourcing und welches wirtschaftliche Potential steckt dahinter?
Und weiter: Wie schaffe ich einen sicheren Übergang von interner Leistungserbringung zu externem Einkauf bei gleichzeitiger Sicherstellung meiner eigenen Lieferfähigkeit?

Selbst wenn die grundsätzliche Bereitschaft des Managements zur Überprüfung von Outsourcing-Möglichkeiten gegeben ist, lässt sich häufig aus der eigenen Organisation nur sehr schwerfällig ein entsprechender Prozess in Gang bringen. Regelmäßig ist zu beobachten, dass mit der „internen Brille“ zu schnell Bedenken und Widerstände entstehen, die rationale Argumente und Chancen in den Hintergrund drängen.

Ein strukturierter Ablauf sorgt für Überblick

Es ist daher sehr zu empfehlen, Outsourcing Vorhaben nach einem strukturierten Ablauf anzugehen, die dem Management transparente Informationen und Entscheidungsmöglichkeiten geben. Hier können Outsourcing Dienstleister helfen, die neben der dauerhaften Durchführung als Auftragnehmer vor allem über die entsprechende Methodenkompetenz im Projektmanagement und Projektcontrolling verfügen. So kann bereits bei der Bewertung von Potentialen der externe Outsourcing Dienstleister dem Management ein vertraulicher und neutraler „Sparringspartner“ sein, und nüchtern, sachlich und schnell Situationen auf Machbarkeit überprüfen. Eine Potentialanalyse dauert dabei in der Regel wenige Tage und bleibt auch kostenseitig im Rahmen.

Die Potentialanalyse in Form eines „Kosten-Quick-Check“ kann dabei Ergebnisse liefern, die von „kein Potential vorhanden“ bis hin zu „signifikantes Einsparungspotential im 2-stelligen %-Bereich“ reichen. Für das Management zählt: Am Ende ist man ein Stück schlauer und kann auf Basis transparenter Informationen in Ruhe mit den entsprechenden Gremien das Thema Outsourcing diskutieren.

Die Sicherheit stets im Blick

Kommt es zur Umsetzung von Outsourcing Vorhaben, so ist stets ein besonderes Augenmerk auf das Thema Sicherheit zu legen. Hier kann man drei wesentliche Bereiche unterscheiden.

Zu aller erst ist die Lieferfähigkeit im Auge zu behalten. Der entscheidende Erfolgsfaktor hierbei ist ein professionelles Anlaufmanagement. Dazu gehört im Vorfeld eine präzise Dokumentation des bestellten Werkes in einer Leistungsbeschreibung, die für Auftraggeber und Auftragnehmer als Teil des Vertrages die verbindliche Arbeitsgrundlage darstellen.

Zweitens ist für eine höchstmögliche Prozesssicherheit zu sorgen, damit von Beginn an ein hohes Qualitätsniveau erreicht wird. Bei Leistungen, die am Markt „nicht von der Stange“ verfügbar sind, benötigt der Auftragnehmer dazu ausreichend Zeit, die eigene Organisation zu trainieren und gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Regelkommunikation einzuführen.

Drittens ist Rechtssicherheit bei jeder Beauftragungssituation kritisch zu hinterfragen. Leistungen, die per Werkvertrag erbracht werden, müssen zwingend bestimmte gesetzliche Herausforderungen erfüllen, um langfristig für Auftraggeber und Auftragnehmer eine stabile Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Der Erfahrung nach liegt zwischen Potentialanalyse und Umsetzung ein Zeitraum von zwei bis zu vier Monaten. Der Zeitraum für die Zusammenarbeit von Auftraggeber und Auftragnehmer macht ab ca. einem Jahr Vertragslaufzeit Sinn und wird nicht selten für drei bis fünf Jahre vereinbart.
Wir helfen gerne weiter.